MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S.
Responsable del documento: Gerente General
Responsable del control y cumplimiento: Dirección Administrativa
Controlado por: Director Administrativo
Aprobado por: Gerente General
Ley Estatutaria 1581 de 2012, mediante la cual se establecen las disposiciones generales para la protección de datos personales, tiene por objeto desarrollar el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política; así como, el derecho a la información consagrado en el Artículo 20 de la misma.
Por lo tanto, el tratamiento de datos realizado por PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S., se debe ajustar al régimen de protección de datos personales establecido por esta ley, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.
De acuerdo con lo establecido en el Artículo 18, Literal f) de la referida ley, PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S., adopta esta política para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único 1074 de 2015, y demás normativa aplicable, y en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales que maneje la sociedad.
I. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones permiten una apropiada y correcta interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.
· Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
● Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
● Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
● Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial o étnico, orientación política, datos relativos a la salud, vida sexual, datos biométricos, etc.).
● Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
● Responsable del Tratamiento: Persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
● Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
● Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
● Transmisión: Comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que realice un tratamiento por cuenta del responsable.
● Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
II. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S. aplicará los principios rectores para el manejo y tratamiento de los datos personales de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona cuya información personal sea objeto de tratamiento por parte de la compañía:
· Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
· Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
· Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
· Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
· Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
· Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
· Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.
III. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento.
c) Ser informado por el responsable, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
IV. ÁMBITO DE APLICACIÓN Y FINALIDAD
Esta política se aplica a cualquier registro de datos personales realizado para la vinculación a los servicios de PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S. La empresa se encarga directamente del tratamiento de los datos, ejerciendo estricta confidencialidad sobre estos.
Los datos personales serán utilizados para los siguientes fines:
a) Administración del programa de fidelización, incluyendo acumulación y redención de puntos.
b) Envío de comunicaciones relacionadas con el programa, como promociones y actualizaciones.
c) Análisis de datos para mejorar la experiencia del usuario y personalizar ofertas.
V. TRATAMIENTO
Datos Sensibles: Está prohibido el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los Titulares.
Derechos de Niños, Niñas y Adolescentes: El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública. De conformidad con lo establecido en el Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
En adición a lo anterior, PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S., cumple con las siguientes obligaciones:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o el tutor del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Todo responsable y encargado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012.
Conforme con lo señalado en la Sentencia C-7488/11 de la Corte Constitucional, las opiniones de los menores deben ser tenidas en cuenta al momento de realizar algún tratamiento de sus datos.
Transferencia y Transmisión Internacional de Datos: PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S. no realiza transferencias ni transmisiones internacionales de los datos personales recolectados. En caso de que en el futuro se requiera hacerlo, se asegurará de que el país receptor ofrezca un nivel adecuado de protección y se contará con la autorización previa y expresa del titular.
VI. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS
· Bases de Datos Clientes
Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales en calidad clientes de PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S., que se han vinculado a la compañía en el desarrollo de su objeto social.
· Bases de Datos Empleados
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S., cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias en materia laboral. En esta base de datos, se incorpora tanta información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá de autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S., dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
· Bases de Datos Contratistas y Proveedores
Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual o comercial con PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S., como resultado de la adquisición de servicios y bienes demandados para el normal funcionamiento de la compañía. Esta base de datos contiene bases personales públicas, privadas y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de las relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal requiere de autorización previa del titular.
VII. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.
VIII. DEBERES DE LA SOCIEDAD COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S., sus directivos y empleados, en su condición de responsables y encargados del tratamiento de datos personales, cumplirán con los siguientes deberes:
a) Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados sobre el tema.
k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos personales.
m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
IX. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO
El titular de la información, con el fin de que sean tratados sus datos, autorizará de manera libre, previa, expresa, voluntaria e inequívoca a PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S., conforme a lo establecido en la presente resolución y en los avisos de privacidad, los cuales podrán constar en documento físico, electrónico, página web, o cualquier otro medio que garantice su verificación y que permita concluir de manera inequívoca dicha autorización.
X. CANALES DE ATENCIÓN Y PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una de las bases de datos de deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2013, podrán presentar su reclamo a través del correo contacto.colombia@puntospoint.com o de forma escrita mediante comunicación que deberá radicarse en la Transversal 56 No. 114 A 21, en el cual deberán indicar:
i. Identificación del Titular;
ii. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
iii. Dirección de notificación o comunicación;
iv. Correo electrónico en donde se le pueda remitir información; y
v. La información adicional que complemente y soporte la solicitud
1. Procedimiento para Consultas: Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si no es posible atenderla en dicho término, se informará al interesado los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes.
2. Procedimiento para Reclamos: Los reclamos por corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento serán tramitados así:
● Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información, se entenderá que ha desistido.
● El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. Si no es posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes.
XI. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
· Razón Social: PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S.
· NIT: 901.418.960-1
· Domicilio y Dirección: TV 56 114 A 21, Bogotá D.C.
· Correo Electrónico: contacto.colombia@puntospoint.com
· Teléfono: 601-4672679
· Área Responsable: Dirección Administrativa
XII. MODIFICACIONES
PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política. En caso de cambios sustanciales, se comunicarán al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.
XIII. VIGENCIA
La presente política rige a partir del 1 de marzo de 2025. Las bases de datos bajo la responsabilidad de PUNTOSPOINT COLOMBIA S.A.S. tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para la cual se autorizó su tratamiento o hasta que la ley lo establezca.
